Modul cestovní příkazy významně usnadňuje vedení a prokazování nákladů spojených s realizací pracovních cest. Cílem bylo vytvoři jednoduché intitivní a přitom komplexní prostředí pro vedení cestovních příkazů, evidence vozů a knihy jízd.
Evidence pracovní cesty začíná zadáním žádosti o pracovní cestu a pokračuje schvalovacím procesem. Výsledkem je cestovní příkaz, který vysílá zaměstnance na pracovní cestu, umožní mu vyplatit zálohu, případně nalézt spolujezdce. Po realizaci cesty zaměstnanec vyplní vyúčtování, které je opět podrobeno schvalování. Zaměstnanec dále může do systému zadat zprávu z cesty. Na konec dochází k úhradě nákladů na pracovní cestu hotově nebo prostřednictvím mzdového systému.
Systém vede k odstranění papírů, zrychlení a usnadnění vyřízení související administrativy a celkově příjemnější formu komunikace.
Mezi nejdůležitější funkce systému patří:
- podpora pro domácí i zahraniční pracovní cesty,
- zálohy na výdaje v různých měnách,
- schvalování cesty, vyúčtování, zprávy z cesty,
- víceúrovňové schvalovací procesy,
- notifikace pro žadatele i schvalovatele,
- vyúčtování různých druhů dopravy pro jedn. etapy cesty,
- vypočtení nároků na stravné a cestovní náhrady,
- evidence všech nákladů souvisejících s cestou a jejich dokladování,
- tisk cestovních příkazů i vyúčtování cesty dle platné legilativy,
- evidence vozidel, vč. technických parametrů, pojištění, technického průkazu, zelené karty, placení silniční daně,
- automatické záznamy do knihy jízd,
- optimalizace vytížení vozidel,
- přehledy provedených cest z různých hledisek s možností tisku a exportu do excelu,
- při zapisování nákupů pohonných hmot systém spočítá průměrnou spotřebu na provoz,
- kontrola termínů STK a dalších,
- přístupová oprávnění pro jednotlivé uživatele a skupiny uživatelů,
- provázání s moduly Docházky, Nepřítomnosti, Permis a dalšími,
- garance legislativní správnosti.
Hardware, systém
Modul je koncipován jako webová aplikace vhodná pro práci na osobním počítači i na mobilních telefonech. Je součástí portálu zaměstnance Permis WEB, ve kterém si zaměstnanec může vyřídit i řadu dalších agend. Zaměstnanci k modulu mohou přistupovat i prostřednictvím docházkových terminálů.
Systém je možné provozovat na vašem serveru (např. společně s Permisem nebo ALTEC Aplikací) nebo na hostovaném serveru.
Systém využívá databázi MS SQL.
