Posláním modulu je usnadnit a zpříjemnit komunikaci v podniku o plánovaných absencích na pracovišti jako jsou dovolené, školení, homeoffice a další.

Základní funkcionalita modulu spočívá v elektronickém vytvoření požadavku na nepřítomnost, který může zadat zaměstnanec v komfortním uživatelském rozhraní. Během navazujícího schvalovacího procesu pověřené osoby postupně požadavek schvalují. Základním výstupem z modulu je automatický přenos údajů o proběhlých nepřítomnostech do dalších systémů, především do docházkového a mzdového systému.

Systém umožňuje evidovat nepřítomnosti důležité z hlediska zpracování mezd i z hlediska organizačního jako je homeoffice. Na jednotlivé druhy mohou být aplikována omezení daná firemními směrnicemi nebo kolektivní smlouvou. Jedná se zejména o následující druhy:

• dovolená,
• sick days, školení,
• svatba, lékařské vyšetření nebo ošetření, doprovod k lékaři, přestěhování a řada dalších zákonem předvídaných osobních překážek v práci dle nařízení č. 590/2006 Sb.,
• homeoffice,
• náhradní volno.

Rychlé schválení požadavku zajišťuje systém varování, který obsahuje upozorňování pověřené osoby zprávami v aplikaci a prostřednictvím emailu podle nastavených pravidel.

Zaměstnanec získává zavedením systému průběžnou kontrola, kolik dní dovolené již vyčerpal a naplánoval a to včetně převodu z loňského roku.

Stejně tak oprávněné osoby získávají lepší přehled nad čerpáním dovolené a mají možnost včas zasáhnout, aby se dovolená některým zaměstnancům nehromadila. V případě zamítnutí žádosti získává zaměstnanec od oprávněné osoby zdůvodnění, proč k zamítnutí došlo.

Systém poskytuje nedocenitelnou podporu při decentralizovaném rozmístění zaměstnanců, kdy je osobní komunikace zaměstnanců složitá nebo dokonce nemožná. Význam této podpory vzrůstá tím, že pandemie Covid učinila pro řadu podniků homeoffice standardem.

Nastavení schvalovacího procesu ve firmě podporuje flexibilní model uživatelských oprávnění, který umožňuje nastavit i dočasné zástupce.

Velkým přínosem zavedení Evidence nepřítomnosti je automatický přenos údajů do docházkového systému a následně do mzdového systému nebo napřímo do mzdového systému. Provázání s Permisem, ALTEC Aplikací ale i jinými informačními systémy.

Tento přenos významně zrychlí a usnadní zpracování mezd.

Hlavní přínosy zavedení modulu Nepřítomnosti

• usnadní a zpříjemní komunikaci ve firmě
• významně uspoří práci mzdovým účetním
• zvýší rychlost předávání požadavků a díky tomu zkrátí celý schvalovací proces,
• dohledatelnost, žádný požadavek se nemůže ztratit. Lze snadno zjistit, kdy byl požadavek zadán i schválen,
• usnadní rozhodování o odsouhlasení nepřítomnosti, protože má schvalovatel k dispozici informace o dalších nepřítomnostech zaměstnance i ostatních zaměstnanců oddělení
• kontrola zůstatku dovolených tak, aby zaměstnanci vyčerpali v souladu se zákonem svou dovolenou včas, aby se nepřevádělo velké množství dovolená zejména mezi roky. To mimo jiné zajistí, aby se nemusela proplácet dovolená při odchodu zaměstnance,
• zajištění přítomnosti minimálního počtu zaměstnanců na pracovišti, zejm. během letních prázdnin a Vánočních svátků a dalších exponovaných období.

Hardware, systém

Modul je koncipován jako webová aplikace vhodná pro práci na osobním počítači i na mobilních telefonech. Je součástí portálu zaměstnance Permis WEB, ve kterém si zaměstnanec může vyřídit i řadu dalších agend. Zaměstnanci k modulu mohou přistupovat i prostřednictvím docházkových terminálů.

Systém je možné provozovat na vašem serveru (např. společně s Permisem nebo ALTEC Aplikací) nebo na hostovaném serveru.

Systém využívá databázi MS SQL.