Modul Směrnice zajišťuje efektivní a přehlednou evidenci a distribuci interních směrnic v organizaci včetně potvrzení o jejich přečtení zaměstnanci. Umožňuje správu životního cyklu dokumentů, verzování a automatizované seznamování zaměstnanců s aktuálním obsahem, a to i přes docházkový systém. Díky pokročilým možnostem cílení a kontroly přináší výrazné zvýšení právní jistoty a odpovědnosti v organizaci.
Klíčové funkce zahrnují:
• Správa směrnic: Vkládání, editace, verzování a archivace směrnic (.pdf, .doc) s možností přímé editace v systému.
• Definice cílové skupiny: Směrnice lze přiřadit zaměstnancům dle funkce, umístění, skupiny nebo osobního čísla. Lze nastavit povinnost seznámení.
• Elektronické potvrzení: Zaměstnanec provede potvrzení seznámení přímo v systému nebo na docházkovém terminálu.
• Automatické přiřazení nováčkům: Po nástupu je novému zaměstnanci automaticky přidělena relevantní směrnice.
• Notifikace a eskalace: Upozornění při přihlášení do systému, automatické e-maily, blokace přístupu do systémů při neseznámení.
• Schvalovací workflow: Možnost nastavení schvalovacího procesu nové nebo aktualizované směrnice.
• Kontrolní přehledy: Vedoucí i administrátoři mají přehled o seznámení zaměstnanců, včetně přehledných exportů a kontingenční tabulky.
Přínos modulu:
Modul Směrnice pomáhá organizacím zajistit, že každý zaměstnanec je včas a prokazatelně seznámen s důležitými vnitřními předpisy. Minimalizuje rizika z nedodržení interních pravidel a usnadňuje kontrolu ze strany managementu i externích auditorů.
Hardware a systém:
Modul je součástí systému PERMIS WEB a funguje jako responzivní webová aplikace použitelná na počítači i mobilních zařízeních. Je kompatibilní s docházkovými terminály a databází MS SQL, provoz je možný na vlastním nebo hostovaném serveru.
